W Internecie bez trudu znaleźć można wzór umowy o zachowaniu poufności między przedsiębiorcami. Zazwyczaj są to jednak zwięzłe dokumenty, zawierające ogólne sformułowania, uniwersalnie określone reguły, odpowiednie w zasadzie dla każdej sytuacji. Taka ogólna internetowa umowa jednak mało skutecznie reguluje zasady współpracy między kontrahentami, bo strony zwyczajnie nie są świadome wzajemnych oczekiwań co do szeroko pojmowanej polityki poufności , tego co mogą, a czego nie, nie określają należycie granic poufności, a nawet często nie precyzują tego co faktycznie jest informacją poufną. Dobra umowa o poufności między przedsiębiorcami powinna bardzo precyzyjnie określać katalog informacji poufnych, a także zasady ich przekazywania i wykorzystywania. Co do zasady – im mniejszy zakres możliwych interpretacji na tle umowy tym lepsza sama umowa. Umowa o zachowaniu informacji poufnych powinna zatem być zatem zindywidualizowana i „uszyta na miarę”  konkretnego przedsiębiorstwa, którego tajemnic ma chronić.

Autor bloga:
Maciej Lipiński
radca prawny

+48 502 125 029
m.lipinski@lipinskiwalczak.pl

Co powinna zawierać umowa o poufności z kontrahentem i jaką formę powinny mieć poszczególne zapisy w umowie?

Dobra umowa o poufności powinna zawierać:

# Strony umowy
# Katalog informacji poufnych
# Skuteczne zabezpieczenie informacji poufnych
# Standardy pracy z informacjami poufnymi
# Okres obowiązywania poufności
# Kary umowne i odszkodowanie

Kto może podpisać umowę o poufności?

Umowa o poufności między przedsiębiorstwami (przedsiębiorcami) zawierana może być przez dwie spółki lub spółkę i osobę prowadzącą działalność gospodarczą. W przypadku osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą sprawa reprezentacji jest jasna. Problemy często pojawiają się, gdy umowę o zachowaniu poufności podpisać ma spółka. Pamiętać w tym przypadku musimy, że to spółka, nie jej udziałowiec, udostępniać będzie informacje poufne, z drugiej strony, także spółka będzie je odbierać od kontrahenta i przetwarzać. W zależności od tego, którą stroną będzie spółka to ona będzie ujawniającym lub odbiorcą informacji poufnych. Umowa, w której stroną jest spółka musi być podpisana przez zarząd spółki, prokurenta  lub inną osobę uprawnioną do reprezentacji Spółki i zawierania umów w jej imieniu (np. pełnomocnika). W zależności od rodzaju spółki uprawnienia te będzie miał:

#1.  Spółka jawna – wspólnik posiadający pisemne pełnomocnictwo od pozostałych wspólników. Jeśli takiej osoby nie ma, to umowa musi być podpisana przez wszystkich wspólników.

#2. Spółka komandytowa – tylko komplementariusze mają prawo do zawierania umów za spółkę komandytową z mocy prawa, czyli nie potrzebują żadnego dodatkowego upoważnienia. Komandytariusze nie posiadają prawa do podejmowania decyzji w imieniu spółki i nie podpisują umów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

#3. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – umowy mogą być podpisywane przez jednego członka zarządu lub przez kilku członków zarządu działających łącznie. Informacje o tym, czy podpisanie umowy wymaga podpisu jednego, dwóch czy więcej członków zarządu, zawarte są w umowie spółki.

#4. Spółka akcyjna – co do zasady umowy mogą być podpisywane przez członków zarządu, którzy mają do tego upoważnienie od rady nadzorczej lub na bazie wewnętrznych regulacji spółki. Szczegóły znajdują się w statucie spółki.

Niezwykle ważne jest zatem, by przed podpisaniem umowy o zachowaniu poufności upewnić się, że dana osoba posiada uprawnienia do podpisywania umów w imieniu spółki. Inaczej umowa może okazać się nieważna.

Katalog poufnych informacji

Określenie tego, co faktycznie jest informacją poufną, jest kluczem do egzekwowania od kontrahenta obowiązków wynikających umowy i roszczeń z tytułu ich niedotrzymania. Poprzestanie na stwierdzeniu ogólnym np. „kontrahent zobowiązuje się do nieujawniania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa”, to tak jakby napisać, że każda informacja wrażliwa może być teoretycznie uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa. Strona podpisująca umowę obligującą ją do przestrzegania tajemnicy poufności i zachowania poufności, musi wiedzieć konkretnie co jest informacją poufną dla drugiej strony umowy. Tylko wtedy będzie miała szansę rzetelnie przestrzegać zobowiązań umowy. Stosowanie ogólnych definicji daje spore pole do nadinterpretacji, i potem należytą wykładnię musi ostatecznie rozstrzygać sąd. W sądzie walczymy ewentualnie o odszkodowanie. Nie ochronimy danych poufnych, bo te dawno już wyciekły. Dlatego chronić informacje poufne należy zawczasu, w dobrych umowach, By jak najlepiej chronić informacje poufne umową, a także by ewentualna walka sądowa była jak najbardziej skuteczna, warto sporządzić katalog informacji poufnych, może on zawierać np.:

#1. Informacje technologiczne i dokumentacje projektową – konkretne nazwy dokumentów lub sposób ich oznaczenia
#2. Dane finansowe i biznesowe – wskazanie konkretnych dokumentów
#3. Bazy danych klientów i kontrahentów – zwykle wszystkie są objęte ochroną prawną
#4. Dane produktów, usług np. receptury lub specyfikacja techniczna – zaleca się dokładne wskazanie poszczególnych lub sposobu ich oznaczenia
#5. Katalog dokumentów będących w obiegu u danego przedsiębiorcy

Podsumowując, katalog informacji poufnych sporządzamy jak najszerzej i jak najbardziej precyzyjnie. Osoba zobowiązana do przestrzegania umowy o poufności nie powinna mieć wątpliwości, które informacje objęte są tajemnicą.

Zabezpieczenie informacji poufnych

Pomocne w ocenie tego, która informacja jest dla przedsiębiorcy poufna, jest wskazanie sposobu zabezpieczenia poufnych danych. W umowie o zachowaniu poufności warto poinformować jakie środki techniczne wdrożył przedsiębiorca aby chronić niekontrolowany wyciek tajemnicy przedsiębiorstwa i jakich zabezpieczeń wymaga od kontrahenta. Dzięki takim oznaczeniom, kontrahent ma dużo większą świadomość, że dana informacja jest chroniona i tym samym odróżnia się je w jakiś sposób od informacji ogólnodostępnych.

Standardy pracy z informacjami poufnymi

Zwykle w umowach o poufności znaleźć można zapisy, że „przedmiot otrzymujący informacje wykorzysta je wyłącznie w związku z umową oraz w celu sprecyzowanym w umowie”. Podmiot zobowiązuje się, iż „nie będzie ujawniać, przekazywać, udostępniać ani też wykorzystywać informacji poufnych bez uprzedniej zgody”. Tak określone standardy pracy i przetwarzania informacji poufnych mogą okazać się niewystarczające. Owe „ujawnianie”, „wykorzystywanie” lub „pozyskiwanie” może być różnie interpretowane ponieważ ustawa zawiera tylko przykładowy katalog naruszeń.

Im mocniej dookreślimy zasady postępowania z dokumentami fizycznymi, dokumentami elektronicznymi i nośnikami informacji, tym lepiej je zabezpieczymy, a także dużo łatwiej będzie stwierdzić, że są to informacje chronione.

Jeśli dane poufne przekazywane są do dużych podmiotów, posiadających departamenty, wydziały i podwydziały, to pomocne będzie wskazanie konkretnych osób, którym przekazane zostaną informacje poufne. Idąc dalej tym tropem, niezbędne jest także wskazanie komu i w jakim celu informacje poufne mogą być przekazane np. wspólnym dla obu stron klientom. Starannie określić można także miejsce ich przetwarzania i zasady ograniczonego dostępu do danych.

Na koniec, w umowie warto wskazać również zasady postępowania z informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy. Zaleca się także jasno wskazać, że kontrahent zobowiązany jest usunąć przekazane mu dane poufne, którymi dysponuje.

Czas trwania poufności

W przypadku umów o zachowanie poufności między przedsiębiorcami nie zaleca się wskazania okresu obowiązywania umowy. Tajemnica trwa bowiem tak długo jak informacja jest poufna i ma jakąś wartość gospodarczą. (art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji). Obowiązek zachowania poufności obejmuje cały okres trwania współpracy między przedsiębiorcami, często wynikający z różnych, kolejno podpisywanych po sobie umów. Może to być również czas, który jest potrzebny do zachowania poufności informacji, np. do momentu kiedy informacje te staną się publicznie dostępne.

Kary umowne i odszkodowanie

Wreszcie w umowie o zachowaniu poufności między przedsiębiorcami powinniśmy zawrzeć również postanowienie o wysokości kar umownych, należnych za ujawnienie informacji poufnych. Jeśli ich nie będzie to pozostaje nam dochodzenie odpowiedzialność na zasadach ogólnych – a więc do facto odszkodowania za szkodę ponoszoną na podstawie art. 471 k.c. Taka konstrukcja jest niekorzystna  dla przedsiębiorcy, chcącego utrzymać tajemnicę przedsiębiorstwa. Między innymi, dlatego, że wysokość odszkodowania uzależniona będzie od wysokości poniesionej szkody. Całościowa szkoda wynikająca z ujawnienia informacji poufnych, czyli np. utrata chronionej receptury czy projektu, jest w praktyce bardzo trudna do wykazania w sądzie. Zwykle odszkodowanie na podstawie art. 471 k.c. nie jest równoznaczne z faktycznym rozmiarem szkody.

Wprowadzenie do umowy kar umownych zwalnia przedsiębiorcę z wykazania rozmiarów poniesionej szkody. Liczy się bowiem tylko fakt, że doszło do naruszenia postanowień umowy o zachowaniu poufności. Warto przy tym również zawrzeć w umowie możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego karę umowną w sytuacji, gdy jej wartość nie jest wystarczająca na pokrycie szkody.

Po co mi prawnik?

To od jakości umowy o zachowaniu poufności zależy skuteczność egzekwowania kar za ewentualne naruszenia. Niezwykle ważne jest zatem by przygotowała ją osoba, która specjalizuje się prawie konkurencji i z łatwością będzie w stanie przewidzieć wszelkie ryzyka w zarządzaniu informacjami poufnymi konkretnej firmie i branży. W naszej Kancelarii przygotowujemy umowy szyte na potrzeby danej firmy. Stanowią ona parasol ochronny na wszelkie informacje poufne, które nieuczciwy kontrahent mógłby wykorzystać przeciwko Państwu.

W razie zainteresowania prosimy o kontakt.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Jestem radcą prawnym i wieloletnim praktykiem z tematyki nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od tego, czy jesteś pokrzywdzony czy pozwanym, oferujemy Ci profesjonalne doradztwo prawne oraz kompleksową reprezentację w procesach sądowych.

Tel.+48 502 125 029
Mail: m.lipinski@lipinskiwalczak.pl